10 Сентября 2015 Об особенностях направления работников в служебные командировки

| 12.09.2015

М. В. Подкопаев

редактор журнала «Акты и комментарии для бухгалтера»

Комментарий к Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 №
771

В последнее
время чиновники довольно активно принялись вносить изменения в правила
направления работников в командировки. Вероятно, это действительно
необходимо, поскольку такие поправки связаны с непрерывным до сих пор
реформированием порядка бухгалтерского и налогового учета в РФ.

Заметим,
что данные изменения в той или иной степени могут повлиять
на налогообложение, поэтому бухгалтерам надо относиться к ним внимательно.

Принято Постановление
Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 «О внесении изменений
в Положение об особенностях направления работников в служебные
командировки и признании утратившим силу подпункта «б» пункта 72
Изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации
по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской
Федерации от 25 марта 2013 г. № 257»
(далее – Постановление
Правительства РФ № 771
).

Напомним,
что основным документом, устанавливающим особенности направления
работников в служебные командировки, является Положение, утвержденное
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В абзаце
2 п. 3 Положения
говорится, что работники направляются
в командировки на основании решения работодателя на определенный
срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка
работника, направляемого в командировку по решению работодателя
в обособленное подразделение командирующей организации (представительство,
филиал), находящееся вне места его постоянной работы, также признается
командировкой.

Теперь
установлено, что указанное решение работодателя должно быть оформлено
в письменном виде, в том числе при направлении работника
в обособленное подразделение. Очевидно, что это, казалось бы,
небольшое уточнение могут взять на вооружение налоговые органы
при проверках налогоплательщиков. То есть они могут не признать
в качестве командировочных расходы, если отсутствует письменное
распоряжение руководителя. По нашему мнению, это касается и продления
командировки.

Кроме
того, в такой ситуации налоговики, вероятно, будут настаивать
и на обложении НДФЛ всей суммы командировочных расходов.

Напомним,
что Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 отменено обязательное
применение командировочного удостоверения и служебного задания. Хотя
как раз они, по существу, могли бы выступить именно
в качестве письменного распоряжения работодателя о направлении
работника в служебную командировку.

В этой
ситуации, считаем, необходимо наличие приказа руководителя, в котором
излагается цель командировки, отражаются ее направление, сроки
и указывается командируемый работник (работники). Хотя Положение
прямо и не устанавливает обязательность такого приказа,
в сложившейся ситуации без данного документа, оформленного
в письменном виде, не обойтись.

Как следует
из новой редакции п. 7 Положения, в таком приказе нужно отразить
и факт использования работником для поездки в командировку
и в самой командировке служебного транспорта, личного транспорта работника
или транспортного средства, которое он использует (важное новшество!)
по доверенности.

В эту
норму внесены наиболее существенные поправки. Так, теперь в ней идет речь
об использовании транспорта (ранее говорилось только об автомобиле
или мотоцикле). То есть можно отправляться в командировку
на любом другом виде транспорта: от трактора до самолета.

Определенно
указывается, что можно использовать служебный транспорт, а также
транспорт, принадлежащий третьим лицам (не работодателю
и не работнику). Во втором случае транспорт управляется
по доверенности, копию которой необходимо прилагать к подтверждающим
документам.

То есть
во всех этих случаях фактический срок пребывания в месте командирования
следует указывать в служебной записке, которая представляется работником
по возвращении из командировки работодателю с приложением
документов, подтверждающих использование именно указанного транспорта
для проезда к месту командирования и обратно.

Скажем несколько слов по поводу возможности
использования транспорта по доверенности. До сих пор чиновники были
очень строги в отношении возможности учета в целях налогообложения
расходов, связанных с подобным использованием транспорта в любой
ситуации, в том числе при поездках в командировку, так
как в ст. 188 ТК РФ говорится о возможности
использования в производственных целях исключительно личного имущества
работника, то есть имущества, принадлежащего ему на праве
собственности.

Теперь,
очевидно, для поездки в командировку будет сделано исключение.
Расходы можно будет учесть, даже если они связаны с использованием
транспорта, управляемого по доверенности, так как согласно ст. 166
ТК РФ
особенности направления работников в служебные командировки
устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ,
то есть Положением.

Что касается
упомянутых документов, подтверждающих использование транспорта, их список
не является закрытым. В этом качестве могут использоваться любые
подходящие документы. Правда, некоторые из них в данной норме
упомянуты особо (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки),
а в их число теперь включен и маршрутный лист[2].

Кроме
того, п. 7 Положения дополнен важным примечанием. В общем
случае фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется
по проездным документам, представляемым им по возвращении
из командировки. Но как быть, если проездные документы
отсутствуют?

Теперь
установлено, что в этом случае срок пребывания в командировке
работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте
командирования. Хотя такие документы, конечно, охватят только период пребывания
в месте командирования, но не включат дни проезда
в командировку, которые сложно подтвердить именно при отсутствии проездных
документов.

Особо
отмечено, что при проживании в гостинице срок пребывания работника
в командировке подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом,
свидетельствующим о заключении договора на оказание гостиничных услуг
по месту командирования. В любом случае этот документ должен
содержать сведения, предусмотренные п. 8 Правил предоставления
гостиничных услуг в Российской Федерации
[3]:


наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию,
имя, отчество, сведения о государственной регистрации);


фамилию, имя, отчество потребителя;


сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

– цену
номера (места в номере);

– другие
необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Но если
нет и документов, подтверждающих наем жилого помещения или получение
гостиничных услуг, то подтверждать фактический срок пребывания в месте
командирования работнику нужно служебной запиской и (или) иным документом.

Следовательно,
служебная записка возвращается в Положение, хотя ее использование
пока будет предусмотрено лишь в данной ситуации. Отметим, что она
или иной упомянутый документ должны содержать отметку принимающей
работника стороны (организации либо должностного лица) о дате прибытия
(убытия) работника к месту командирования (из места командирования).

То есть
целесообразно подготовить такую служебную записку или иной заменяющий ее
документ ко дню убытия из места командирования. При этом
в ней (ином документе) должно быть строго определенное указание
на период, когда работник находился в командировке, подтвержденное подписью
ответственного лица и печатью (при наличии) принимающей стороны.

Постановлением
Правительства РФ № 771

также признан утратившим силу п. 8 Положения. Им было
предусмотрено, что порядок и формы учета работников, выбывающих
в командировки из командирующей организации и прибывающих
в организацию, в которую они командированы, определяются Минтрудом.
Соответственно, перестал действовать и пп. «б» п. 72 Изменений,
которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации
по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты
Российской Федерации
[4].

В соответствии
с п. 8 Положения выпущен Приказ Минздравсоцразвития РФ
от 11.09.2009 № 739н
. Но сам этот приказ не отменен,
во всяком случае, пока. Следовательно, по крайней мере, до его
возможной отмены необходимо вести журналы учета работников, выбывающих
в служебные командировки из командирующей организации
и прибывающих в организацию, в которую они командированы.

Постановление
Правительства РФ № 771
опубликовано на портале
www.pravo.gov.ru 31.07.2015 и вступило в силу 08.08.2015.

[2] Однако форма, случаи,
при которых он может использоваться, и порядок составления маршрутного
листа не регламентированы, поэтому, по нашему мнению, его
использование связано с определенными рисками, даже при условии его
соответствия требованиям, предъявляемым к первичным документам согласно
Федеральному закону от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском
учете».

[3] Утверждены Постановлением
Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.

[4] Утверждены Постановлением
Правительства РФ от 25.03.2013 № 257 «Об изменении
и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской
Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной
защиты Российской Федерации».

Источник: Журнал «Акты и комментарии для бухгалтера»