12 Августа 2015 Первичные документы для бухгалтерии: как собрать вовремя

| 15.08.2015

Первичные
документы для бухгалтерии можно собрать с ответственных работников
вовремя путем составления локального нормативного акта, а также
условиями трудового договора, должностными инструкциями и элементами
премирования.

В силу специфики работы бухгалтер
постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты
о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и
контролирующие ведомства (налоговая инспекция, органы статистики,
социального страхования и другие). Большинство отчетов формируется на
основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от
соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также
смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов. В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.

Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов

Чтобы обеспечить поступление первичных документов в строго установленные сроки, необходимо выполнить ряд простых действий.

Во-первых,
следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в
соответствующем локальном нормативном акте организации. Такой акт должен
строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно
прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки
их доставки, а также Ф.И.О. и должности работников, ответственных за их
сдачу и контролирующих данный процесс.

Локальный нормативный акт
должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым
работником. Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи
документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого
работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом
(в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны
надзорно-контрольных органов).

Во-вторых, в трудовых договорах с
работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать
первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксировать необходимость
оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с
документацией нужно указать в должностной инструкции работника.

В-третьих,
для исключения случаев «потерь» документов (работник настаивает на том,
что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из
подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию
нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и
получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно
снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о
времени получения оригинала, а также ставит свои Ф.И.О. и должность.

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов

Если
порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в
локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и
в его должностной инструкции, то несоблюдение установленного порядка и
сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный
проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть
неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине
возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право
применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

При
этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не
предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о
дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и
обстоятельства, при которых он был совершен.

Следует отметить, что
применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его
рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной
платы работников является нарушением трудового законодательства и строго
карается инспекцией труда.

Однако если в организации существует
система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью
можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию
первичные документы.

Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом.
Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов
(должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в
том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы
доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования
устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными
нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными
нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).

Принимаемая
в организации премиальная система может предполагать выплату премии
определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных
показателей и условий. Круг лиц, подлежащий поощрению, показатели,
условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в
коллективном договоре составной частью положения о премировании.
Последнее, как правило, содержит:

  • общие положения, в которых
    определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной
    деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы,
    технологи, руководители, специалисты, служащие и т.д.) с указанием
    конкретных задач, на которые нацелено премирование;
  • источники,
    показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных
    групп персонала или категорий работающих; порядок начисления,
    утверждения и выплаты премии и другие показатели.

В принятом
положении о премировании и должны содержаться условия премирования
работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной
документации в бухгалтерию.

Помните, что трудовое законодательство
не предусматривает терминов «лишение премии» и «депремирование» по тем
или иным показателям работы. Поэтому наличие на предприятии четких
показателей и условий премирования дает возможность заслуженно
премировать работников. При их невыполнении у работника просто не
наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к
премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других
показателей, представляется к премированию в меньших размерах.

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»