17 Сентября 2015 Проверьте НДФЛ сейчас, чтобы потом не пересчитывать налог

| 19.09.2015

Эльвира Митюкова, к. э. н., управляющий партнер консалтинговой компании «Академия успешного бизнеса»

Сейчас самое время проверить, все ли в порядке с расчетом НДФЛ. Это убережет компанию от пеней и штрафов, а вас избавит от необходимости пересчитывать налог в будущем.

Статус сотрудника

Проверку начните cо статуса сотрудников. От этого зависит ставка, по которой вы будете удерживать налог. Для доходов резидентов она составляет 13 процентов, а нерезидентов – 30. К тому же, как только иностранец становится резидентом, у него появляется право на вычет. Ну, а если сотрудник потерял статус резидента, то права на вычеты у него уже нет.

Резидент – это человек, который был на территории России как минимум 183 дня в течение последних 12 месяцев. В расчет берите 12 следующих подряд месяцев независимо от календарного года. Например, вы начисляете зарплату за август. Чтобы определить статус работника, в расчет берите период с 1 сентября 2014 года по 31 августа 2015 года.

Если сотрудник выезжает за пределы России, это не лишает его статуса резидента автоматически (расчет срока пребывания не обнуляется). Но на время выезда отсчет прерывается, а возобновляется после возвращения.

Дни отъезда и возвращения включите в расчет 183-дневного срока. Ведь в эти дни сотрудник находится на территории России (письмо ФНС России от 24 апреля 2015 г. № ОА-3-17/1702).

Некоторые заграничные поездки не прерывают дни пребывания в России. Речь идет о краткосрочных (менее 6 месяцев) поездках за рубеж с целью лечения или обучения и для работы на морских месторождениях углеводородного сырья. В этих случаях считайте, что сотрудник будто не покидал территорию РФ.

Допустим, вы проверили статус сотрудников и выяснили, что некоторые иностранцы стали нерезидентами. Не спешите менять ставку налога. Ведь с некоторых иностранцев налог все равно надо удерживать по ставке 13 процентов, даже если они нерезиденты. Такой порядок действует в отношении иностранцев из четырех групп:

– резиденты государств – членов ЕАЭС;

– работающие по патенту;

– высококвалифицированные специалисты;

– получившие временное убежище в России или беженцы.

Если у вас работают иностранцы из Беларуси, Казахстана и Армении, то НДФЛ с их зарплаты удерживайте по ставке 13 процентов. Даже если сотрудник – нерезидент (правильный ответ на вопрос № 1 теста – а. – Примеч. ред.).

Дело в том, что с этого года вступил в силу Договор о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 г. А в статье 73 этого документа написано, что доходы таких сотрудников с первого дня их работы в России будут облагаться по ставке 13 процентов.

Кстати, в скором времени вступит в силу договор о присоединении к ЕАЭС Киргизии. Как только это произойдет, те же правила будут действовать и для иностранцев из этой страны.

С зарплаты иностранцев, работающих по патенту, НДФЛ тоже удерживайте по ставке 13 процентов вне зависимости от налогового статуса человека (абз. 3 п. 3 ст. 224 НК РФ).

Статус не играет роли и для высококвалифицированных специалистов. К зарплате таких нерезидентов применяйте ставку 13 процентов (абз. 4 п. 3 ст. 224 НК РФ). Такой процент используйте и для зарплаты беженцев и иностранцев, которые получили временное убежище в России (абз. 7 п. 3 ст. 224 НК РФ).

Однако отслеживать налоговый статус иностранцев все равно нужно.

Несмотря на то что с зарплаты этих сотрудников вы удерживаете НДФЛ по ставке 13 процентов, получить вычеты они смогут только с того месяца, когда станут резидентами (письмо Минфина России от 9 апреля 2015 г. № 03-04-06/20223).

К тому же ставка 13 процентов действует только в отношении зарплаты. Если сотрудник получает другие доходы, не связанные с трудом (матпомощь, компенсацию расходов на питание, подарки), то налог удерживайте по ставке 30 процентов (письмо Минфина России от 8 июня 2012 г. № 03-04-06/6–158).

Проверяйте статус каждый раз, когда начисляете зарплату, чтобы определить ставку НДФЛ. Сейчас, когда половина года уже позади, могут появиться иностранцы, которые в 2015 году получили статус резидента и до конца года уже не утратят его. По таким сотрудникам надо зачесть НДФЛ, который вы до этого удержали по ставке 30 процентов.

ПРИМЕР 1

Нерезидент стал резидентом
В январе компания взяла на работу гражданина Молдавии.
Он впервые въехал на территорию России 1 ноября 2014 года и не покидал пределы страны до июля. 1 июля сотрудник уехал в командировку на свою родину. Назад он вернется 1 сентября.
Для расчета статуса работника удобно использовать таблицу (см. ниже. – Примеч. ред.).
Из нее видно, что в мае сотрудник получил статус резидента (2 мая исполнилось 183 дня, как он находится на территории России). А в августе из-за длительной командировки работник снова стал нерезидентом. Поэтому к доходам за май–июль надо применить ставку 13 процентов, а за август – 30.

Месяц

12 следующих подряд месяцев, которые нужно брать для расчета статуса

Количество дней, в течение которых сотрудник был на территории РФ (за последние 12 мес.)

Ставка НДФЛ

Январь

01.02.2014–31.01.2015

92

30%

Февраль

01.03.2014–28.02.2015

120

30%

Март

01.04.2014–31.03.2015

151

30%

Апрель

01.05.2014–30.04.2015

181

30%

Май

01.06.2014–31.05.2015

212

13%

Июнь

01.07.2014–30.06.2015

242

13%

Июль

01.08.2014–31.07.2015

211

13%

Август

01.09.2014–31.08.2015

180

30%

Если у вас похожая ситуация – сотрудник становится в середине года резидентом, но пока не ясно, сохранится ли за ним этот статус до конца года, то НДФЛ пока не пересчитывайте (письмо Минфина России от 28 октября 2011 г. № 03-04-06/6–293). Ведь окончательный статус работника можно определить только по итогам налогового периода – с 1 января по 31 декабря 2015 года. В нашем примере сотрудник с 1 января 2015 года еще не пробыл на территории России 183 дня. Поэтому пока непонятно, какой статус у работника будет по итогам года.

Другое дело, когда очевидно, что сотрудник уже не утратит статус резидента в налоговом периоде. Это возможно, если в этом году работник уже находится на территории России 183 дня и более. Например, иностранец не покидал Россию с января по июль включительно. Тогда НДФЛ с начала года нужно пересчитать по ставке 13 процентов (письмо Минфина России от 3 октября 2013 г. № 03-04-05/41061).

ПРИМЕР 2

Сотрудник стал резидентом, и этот статус сохранится за ним до конца года
Компания приняла на работу гражданина Чехии. Он приехал в Россию 22 декабря 2014 года, а через три недели (12 января) приступил к работе.
Оклад сотрудника – 60 тыс. руб.
С января по май иностранец был нерезидентом. Поэтому его доход в эти месяцы облагается по ставке 30 процентов.
22 июня прошло 183 дня с тех пор, как сотрудник находится на территории России (с 22 декабря 2014 года по 22 июня 2015 года). Поэтому с июня НДФЛ надо удерживать по ставке 13 процентов.
А 2 июля стало понятно, что статус сотрудника в налоговом периоде больше не изменится. Так как в 2015 году он уже пробыл на территории России 183 дня. А значит, с начала года НДФЛ надо пересчитать по ставке 13 процентов и зачесть излишне удержанную сумму.
Расчет налога будет таким:
С января по май 2015 года – 18 000 руб. в месяц (60 000 руб. × 30%). Всего – 90 000 руб. (18 000 руб. × 5 мес.).
В июне – 7800 руб. (60 000 руб. × 13%).
В июле – 43 200 руб. (13% × (60 000 руб. × 7 мес.) – (90 000 руб. + 7800 руб.)).
В августе – 35 400 руб. (13% × (60 000 руб. × 8 мес.) – (90 000 руб. + 7800 руб.)).
В сентябре – 27 600 руб. (13% × (60 000 руб. × 9 мес.) – (90 000 руб. + 7800 руб.)).
В октябре – 19 800 руб. (13% × (60 000 руб. × 10 мес.) – (90 000 руб. + 7800 руб.)).
В ноябре – 12 000 руб. (13% × (60 000 руб. × 11 мес.) – (90 000 руб. + 7800 руб.)).
В декабре – 4200 руб. (13% × (60 000 руб. × 12 мес.) – (90 000 руб. + 7800 руб.)).
Сумму НДФЛ, которую по итогам года не получится зачесть полностью (4200 руб.), сотрудник сможет вернуть через инспекцию, в которой стоит на учете. Для этого он должен представить декларацию и документы, которые подтвердят статус резидента.

Мы обсудили порядок действий на случай, если нерезидент становится резидентом.

Теперь рассмотрим обратную ситуацию – работник в середине года становится нерезидентом. В таком случае не надо сразу пересчитывать налог, который вы с начала года удерживали по ставке 13 процентов. Сделайте это, когда станет окончательно понятно, что по итогам года иностранец так и останется нерезидентом (письма Минфина России от 5 апреля 2012 г. № 03-04-05/6–444 и от 21 мая 2009 г. № 03-04-05-01/313).

ПРИМЕР 3

Резидент стал нерезидентом и не утратил этого статуса до конца года
В компании работает гражданин Туркменистана. Его оклад – 35 тыс. руб. С января по июль он был в статусе резидента. Но так как сотрудника с марта отправляли в регулярные командировки на родину, на территории России он бывал все реже.
С августа сотрудник статус резидента потерял. И с августа по декабрь доходы работника бухгалтер облагал уже по ставке 30 процентов.
Так как к концу года сотрудник так и не смог вернуть статус резидента, то его доходы за январь–июль надо пересчитать по ставке 30 процентов.
НДФЛ, который сотрудник должен доплатить в бюджет в декабре, составит 41 650 руб. (35 000 руб. × 7 мес. × 30% – 35 000 руб. × 7 мес. × 13%).
Удержать всю сумму в декабре не получится. Ведь сумма, которую компания удержит, не может быть больше 50 процентов от выплаты (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).
Общая сумма НДФЛ, которую нужно заплатить в декабре с доходов сотрудника – 52 150 руб. (35 000 руб. × 30% + 41 650 руб.). Удержать можно только 17 500 руб. + (35 000 руб. × 50%). Остаток (34 650 руб.) надо удержать из будущих выплат.

Право на детские вычеты

Следующее, что стоит проверить в НДФЛ сейчас, чтобы потом не пришлось пересчитывать налог, это право сотрудника на детские вычеты.

Первым делом посмотрите на статус работника. Детские вычеты может получить только резидент и лишь в отношении доходов, которые облагаются налогом по ставке 13 процентов.

Второй пункт – сумма доходов сотрудника. Вычет может получать только тот работник, доход которого за календарный год не перешагнул отметку в 280 тыс. руб.

На практике с расчетом лимита возникает много трудностей. Отчасти от того, что в Налоговом кодексе не написано, какие доходы включать в лимит нужно, а какие – нет. Вот и приходится выискивать информацию в письмах Минфина и ФНС России. Поэтому остановлюсь на этом подробнее.

В лимит включайте только те доходы, с которых НДФЛ удержали по ставке 13 процентов (за исключением дивидендов). К примеру, в расчет берите зарплату, премии, отпускные, больничные. А вот детские пособия в лимит не включайте. Ведь эти выплаты от НДФЛ освобождены.

Дивиденды в расчете лимита не участвуют, несмотря на то, что они облагаются налогом по ставке 13 процентов. Дело в том, что доходы от дивидендов нельзя уменьшить на вычеты. Запрет налагает абзац 2 пункта 3 статьи 210 НК РФ.

Некоторые доходы облагаются НДФЛ частично. Тогда в расчет лимита возьмите ту часть, из которой удержали налог. Например, вы выплатили сотруднику матпомощь в 10 тыс. руб. В лимит включите только 6000 руб., так как остаток (4000 руб.) от налога освобождается.

Лимит надо считать с учетом доходов, которые сотрудник получил на прошлой работе. Для этого у вас на руках должна быть справка по форме 2-НДФЛ от предыдущего работодателя. Без этого документа вы не можете предоставить вычет. Если новичок в текущем году работал только у вас, то отсутствие доходов за предыдущие месяцы подтвердит копия трудовой.

Если считаете лимит для внешнего совместителя, то в расчет берите только те суммы, которые выплатила ваша компания. Общий доход от всех работодателей вычислять не нужно. Такой вывод позволяют сделать пункт 3 статьи 218 и абзац 3 пункта 3 статьи 226 НК РФ.

Есть опасность, что сотрудник напишет заявления на вычет сразу в несколько компаний и занизит свою базу по НДФЛ. Поэтому обязательно попросите у сотрудника справку с другого места работы о том, что он вычеты не получает.

У вас есть сотрудники, которые получают вычет в двойном размере из-за того, что супруг от вычета отказался? Не забудьте проверить доходы у обоих родителей (письмо Минфина России от 6 марта 2013 г. № 03-04-05/8–178). Ведь как только доходы второго родителя станут сверхлимитными, сотрудник потеряет право на двойной вычет.

Доходы сотрудника уложились в лимит? Чтобы окончательно убедиться в том, что у работника есть право на вычет, проверьте возраст ребенка, его семейный статус и то, учится ли он.

Ведь вычеты положены только тому сотруднику, у которого есть ребенок:

– младше 18 лет;

– не старше 24 лет, при условии что сын или дочь учатся на очном отделении.

При этом если сын или дочка вступят в брак, то работник теряет право на детский вычет.

Таблица поможет определиться с вычетами, если ребенок в этом году стал старше, закончил учебу или вступил в брак (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

По каким правилам предоставлять вычеты, если ребенок стал старше, перестал учиться или вступил в брак

Ситуация

Как предоставить вычеты

Ребенку исполнилось 18 лет

Вычет предоставляйте до конца того года, в котором ребенок стал совершеннолетним (письмо Минфина России от 13 июня 2012 г. № 03-04-05/8–722). Например, ребенку исполнилось 18 лет в августе 2015 года. До декабря 2015 года (включительно) у сотрудника есть право на вычет

Ребенок младше 24 лет закончил обучение

У сотрудника есть право на вычет до последнего месяца учебы ребенка. Допустим, ребенок закончил учиться в июне. Тогда работник потеряет право на вычет с июля (письмо Минфина России от 6 ноября 2012 г. № 03-04-05/8–1251)

Ребенку исполнилось 24 года до окончания вуза

Сотруднику положены вычеты до того момента, пока ребенку не исполнится 24 года. Например, в сентябре ребенку исполнилось 24 года. Несмотря на то что ребенок продолжает обучение, сотрудник перестанет получать вычеты с октября (письмо Минфина России от 22 октября 2014 г. № 03-04-05/53291)

Ребенок женился или вышел замуж

Как только ребенок вступит в брак, то, по мнению чиновников, родитель перестает обеспечивать его. Поэтому со следующего месяца сотрудник теряет право на вычет (письмо Минфина России от 31 марта 2014 г. № 03-04-06/14217)

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– У нашей сотрудницы есть сын в возрасте 22 лет. В феврале его отчислили из института. Узнали мы об этом только в августе. Что теперь делать с НДФЛ? И как быть, если мы узнали бы об отчислении с еще большим опозданием? Например, только в 2016 году, когда обновляли документы?

– Так как налоговый период еще не закончился, то пересчитайте налог и удержите нужную сумму из будущих выплат. В будущем, чтобы не приходилось пересчитывать налог, советую запрашивать у сотрудников справки об обучении ребенка дважды в год – по окончании каждой сессии.

Допустим, вы узнали бы об отчислении только в следующем году. Тогда сотрудница должна в срок до 30 апреля подать декларацию по форме 3-НДФЛ и доплатить налог.

Конспект подготовила Альбина Кашипова

Источник: Журнал «Семинар для бухгалтера»

Материалы по теме

Выплата выходного пособия частями в разные годы не влияет на применение льготы по НДФЛ

Второе гражданство льготам по НДФЛ не помеха

Договор аренды автомобиля

С выходных пособий в пределах лимита не надо удерживать НДФЛ

Об уменьшении НДФЛ на сумму торгового сбора, уплаченного ИП