18 Ноября 2015 Организация хранения бухгалтерских документов

| 18.11.2015

Т. Обухова

эксперт журнала «Учреждения
здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение»

Учреждения здравоохранения обязаны обеспечить хранение
первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности
(п.
14 Инструкции № 157н[1]).
В настоящей статье вы найдете ответы на вопросы: кто обязан организовать
хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности,
каковы сроки их хранения, как организовать сохранность бухгалтерских документов
и регистров бухгалтерского учета, если они выведены на бумажный носитель,
составлены в электронной форме, как ликвидировать документы, срок хранения
которых истек?

Общие требования к организации хранения
бухгалтерских документов

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  • первичный учетный документ, регистр бухгалтерского учета составляются на
    бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного
    электронной подписью;

  • первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская
    (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение
    сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного
    архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;

  • хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем
    экономического субъекта;

  • требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в
    бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского
    учета.

В Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015 разъяснено,
что до утверждения федерального
стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам
бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации
хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных
документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронных
документов, подписанных электронной подписью, применяются:

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим
законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее)
(далее –
Положение о документах)
;

Правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в
органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила организации хранения документов).

В отношении
государственных (муниципальных) учреждений требования к организации хранения
первичных (сводных) учетных бухгалтерских документов и бухгалтерской отчетности
установлены в
п. 14 и 15 Инструкции № 157н. Из положений п. 14 данной инструкции следует, что субъект учета обязан
обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского
учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых
в соответствии с
правилами организации государственного архивного дела, но не менее
пяти лет.

При наличии
технической возможности субъект учета вправе хранить первичные электронные
документы (электронные регистры) на машинных носителях с учетом требований
законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных
документах.

При хранении
регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от
несанкционированного исправления.

Ответственность
за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель
учреждения.

Оформление и
хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского
учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляются
с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны (
п. 15 Инструкции № 157н).

Организация хранения документов на бумажном
носителе

Учреждения здравоохранения,
как правило, используют в своей работе первичные (сводные) учетные документы,
выведенные на бумажный носитель. По мере совершения операций и принятия к
бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее
следующего дня после получения такого документа на основании как отдельных
документов, так и группы однородных документов в регистры бухгалтерского учета
вносятся соответствующие записи (п. 11
Инструкции № 157н
). Поскольку учреждения ведут автоматизированный
бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета формируются в программе. По истечении каждого
отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные
документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам
учета операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются
и сброшюровываются. На обложке указываются:

  • наименование субъекта учета;

  • наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого
    исполняет субъект учета – организация, осуществляющая полномочия получателя
    бюджетных средств;

  • название и порядковый номер папки (дела);

  • период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал учета
    операций), с указанием года и месяца (числа), наименование регистра
    бухгалтерского учета (журнала учета операций) с указанием при наличии его
    номера, количества листов в папке (деле).

Периодичность выведения регистров бухгалтерского учета
на бумажный носитель устанавливается в учетной политике учреждения. Для
журналов учета операций такой период чаще всего составляет месяц, по итогам которого
на бумажный носитель выводится регистр бухгалтерского учета с приложением в
хронологическом порядке первичных учетных документов, к которым оформляется
обложка, где отражается информация, приведенная выше.

Приказом руководителя учреждения назначается
ответственное за ведение архива документов в учреждении лицо. Чтобы упорядочить
последовательность сдачи документов и регистров бухгалтерского учета в архив, а
также организовать их хранение, разрабатывается внутренний локальный акт, в
котором прописываются:

– правила сдачи документов в архив;

– правила организации сохранности документов в
архиве;

– правила ведения архива;

– правила выдачи документов из архива;

– порядок уничтожения документов, срок службы
которых истек.

Для разработки такого документа
можно воспользоваться:

– Положением о документах, которое
устанавливает правила хранения первичных документов в государственных
(муниципальных) учреждениях;

Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
(далее – Федеральный
закон № 125-ФЗ);

Основными
правилами работы архивов организаций
(одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Правилами организации хранения документов.

Ниже в качестве примера приведем
текст положения об организации архива в учреждении.

Положение об организации архива

Не позднее 5-го числа месяца, следующего за
отчетным, на бумажный носитель выводятся журналы учета операций, к которым
бухгалтер в хронологическом порядке подшивает первичные учетные документы.
Бухгалтер участка формирует из них папки, на обложке которых отражает
информацию, указанную в п. 11 Инструкции № 157н.

После проверки журналов учета операций и
первичных учетных документов, скрепленных в папки, главным бухгалтером не
позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, они сдаются в архив.
Работник, ответственный за прием, хранение, выдачу документов из архива,
уничтожение документов с истекшим сроком хранения, принимает документы и регистрирует
их в описи (форма описи документов[2]
приведена в приложении к положению).

Каждой папке документов, сданной в архив, присваивается индекс дела,
который включает в себя дату передачи дела (комплекта документов, регистра бухгалтерского
учета, отчетности) в архив с присвоением порядкового номера передачи дела в
общей хронологической последовательности и аббревиатуру отдела, сдающего
документы.

Учет поступления документов
в архив и выбытия документов из архива учреждения ведется в книге учета поступления и выбытия дел, документов.
Форма такой книги[3]
приведена в
приложении к данному положению.

По запросу работников, руководителя учреждения,
его заместителей, главного бухгалтера, заместителей главного бухгалтера и иных
лиц с их согласия из архива выдаются документы. Выдача документов из архива
производится на основании акта. Форма акта[4] приведена
в приложении к настоящему положению.

В
архиве учреждения документы хранятся в течение сроков, установленных Приказом Минкультуры
РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

После
истечения срока хранения документы уничтожаются. Для этого создается экспертная
комиссия, в которую включаются следующие сотрудники:


руководитель учреждения;


работник, ответственный за ведение архива;


главный бухгалтер учреждения;


иные сотрудники.

Состав
комиссии утверждается приказом руководителя учреждения ежегодно. Экспертная
комиссия устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт
об их уничтожении и уничтожает документы с помощью уничтожителя документов. Форма
такого акта[5] приведена в приложении к
данному положению.

Организация хранения документов в электронной форме

При наличии технической
возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных
документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований
законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в
электронных документах.

Принимая во внимание расширение
использования электронных документов, Минфин и Федеральное казначейство Приказом
от 30.12.2011 № 662
утвердили Порядок хранения документов по исполнению федерального
бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы РФ и кассовому
обслуживанию бюджетных учреждений, автономных учреждений и иных организаций, не
содержащих сведений, составляющих государственную тайну, в Федеральном
казначействе и его органах в электронном виде.

Правила организации
хранения электронных документов и электронных регистров бухгалтерского учета
установлены и Правилами организации
хранения документов.

Учреждение здравоохранения
может воспользоваться этими документами и разработать свое положение об
организации хранения электронных документов, электронных регистров
бухгалтерского учета и отчетности.

Например, в
таком положении может быть прописано следующее.

Регистры бухгалтерского учета хранятся в
учреждении в электронном виде. При передаче электронного регистра на хранение в
электронный архив производится перемещение реквизитов и данных созданного
регистра в базу данных (таблицу, совокупность таблиц базы данных) с наложением
запрета на изменение его реквизитов.

Электронный регистр передается в архив ежемесячно не позднее 7-го числа
месяца, следующего за отчетным.

Созданные электронные регистры бухгалтерского учета подлежат хранению в
течение сроков, установленных Приказом Минкультуры РФ
от 25.08.2010 № 558
.

В формируемую резервную копию электронного
архива включаются регистры бухгалтерского учета в электронном виде, размещенные
в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего
резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно. По
окончании финансового года формируется резервная копия баз данных электронного
архива за истекший год.

Резервная копия электронного архива и резервная копия базы данных электронного
архива подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько
CD-дисков, DVD-дисков и т. п. с закрытой сессией). На лицевой стороне указывается
следующая информация:

– дата формирования копии, период, за который сформирована резервная копия;

– общий объем информации;

– порядковый номер копии в соответствии с журналом учета переданных на
хранение резервных копий электронного архива документов;

– базы данных электронного архива, регистров бухгалтерского учета;

– Ф. И. О. уполномоченного исполнителя;

– срок хранения данного носителя информации.

Сроки хранения первичных документов,
регистров бухгалтерского учета, отчетности

В самом начале статьи мы говорили о том, что Минфин в Информации №
ПЗ-13/2015 рекомендовал для организации хранения первичных (сводных) учетных документов
и регистров бухгалтерского учета в электронной форме использовать Правила организации хранения документов. В пункте 2.2 данных правил сказано, что создание
документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры
дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ,
перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения,
утверждаемых в соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ, и
перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов
государственной власти, иных государственных органов РФ, а также в процессе
деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Из положений п. 3 ст. 6 Федерального
закона № 125-ФЗ
следует, что специально уполномоченный Правительством РФ
федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных
документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению
этих перечней. Таким органом является Минкультуры, которое Приказом от 25.08.2010 № 558 утвердило Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения
.

В пункте 14Инструкции № 157н предусмотрено,
что сроки хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров
бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности устанавливаются в
соответствии с
правилами организации государственного архивного дела и составляют не
менее пяти лет.

Поскольку в законодательстве РФ нет прямых указаний на то, что
государственные (муниципальные) учреждения при определении сроков хранения
первичных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности используют Приказ
Минкультуры РФ № 558, рекомендуем в учетной политике или положении об
организации хранения документов в учреждении прописать возможность
использования этого приказа для установления сроков хранения документов.

Выборочно приведем сроки хранения некоторых документов,
установленные Приказом Минкультуры РФ № 558.

Вид документа

Срок хранения документа

Примечание

Отчеты по субсидиям, полученным из бюджетов:

– годовые

Постоянно

– полугодовые, квартальные

5 лет

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы
первичных учетных документов и др.)

5 лет

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная
книга, журналы учета операций, оборотные ведомости, накопительные ведомости,
реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

Первичные учетные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием
для составления бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские
документы, корешки банковских чековых книжек, табели, акты о приеме-сдаче,
списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты и
др.)

5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

* * *

В завершение статьи кратко сформулируем выводы:

1) в учреждении здравоохранения должно быть организовано хранение первичных (сводных)
учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой)
отчетности;

2) ответственность за организацию хранения первичных (сводных)
учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой)
отчетности несет руководитель учреждения;

3) руководитель
учреждения своим приказом назначает лицо, ответственное за ведение архива
документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности;

4) сроки хранения документов в архиве установлены
Приказом Минкультуры РФ № 558 и должны составлять не менее
пяти лет;

5) документы, срок хранения
которых истек, подлежат уничтожению

[1] Инструкция
по применению Единого
плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти
(государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления
государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук,
государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

[2] При
разработке формы описи можно воспользоваться формой, приведенной в приложении
23 к Правилам
организации хранения документов
.

[3] При
разработке формы книги можно воспользоваться формой, представленной в
приложении 11 к Правилам организации хранения документов.

[4] При
разработке формы акта можно воспользоваться формой акта, приведенной в
приложении 10 к Правилам организации хранения документов.

[5] При
разработке формы акта можно воспользоваться формой акта о выделении к уничтожению
архивных документов, не подлежащих хранению, представленной в приложении 21 к Правилам организации хранения
документов
.

Источник: Журнал «Учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение»