23 Октября 2015 Электронный документооборот в хозяйственной деятельности фирмы

| 24.10.2015

Информация, представляемая в электронной форме, имеет свою специфику. А все большее распространение электронного документооборота в хозяйственной деятельности требует понимания его основ и особенностей, формы и значения с точки зрения действующего законодательства.

Факт правомерности применения в договорных отношениях электронного документооборота закреплен нормативно-правовыми актами. Так, например, статья 434 Гражданского кодекса устанавливает возможность заключения договора в письменной форме путем обмена документами по электронной или иной связи. Иными словами, для соблюдения требования о письменной форме сделки современное гражданское законодательство России не требует наличия «бумажки» с распечатанным на ней текстом договора. Необходимо лишь наличие надлежащим образом удостоверенных документов, в которых зафиксированы условия этого договора, — даже если такие документы существуют лишь на электронном носителе.

При этом, говоря о документах, которыми стороны обмениваются посредством электронной связи, можно разделить их на две особые с точки зрения правового статуса группы:

  • электронные документы,
  • электронные сообщения.

Электронным документом (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ (далее — Закон № 149-ФЗ)) признается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Обязательный признак электронного документа — наличие электронной подписи. Ведь информация в виде электронного документа признается равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, лишь в случае подписания электронной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ)).

Электронное сообщение — это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (п. 10 ст. 2 Закона № 149-ФЗ). Такие сообщения, если они не подписаны электронной подписью, не имеют статуса электронного документа и по общему правилу к собственноручно подписанным не приравниваются. При этом на практике возможно включение в договор между сторонами условий, предусматривающих принятие переписки без электронной подписи как значимой. Например, согласование условий взаимодействия или обмен скан-копиями документов.

Применение электронного документооборота

Как уже упоминалось выше, использование электронного документооборота в хозяйственной деятельности невозможно без электронной подписи. В противном случае этот документооборот не будет юридически значимым. По аналогии с тем, что не является юридически значимым обмен документами на бумажных носителях, если эти документы не удостоверены автографами. А если то предусмотрено обычаями делового оборота, то еще и печатями.

Простой электронной подписью (ч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ) является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Самый распространенный пример простой электронной подписи, применяемой ежедневно различными субъектами, — это электронная почта, логины и пароли. Пример — проведение операций в онлайн-режиме через электронный банк после подтверждения личности путем введения определенных паролей.

Простая электронная подпись является аналогом собственноручной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Иными словами, такую подпись можно использовать лишь там, где мы привыкли обходиться автографом, — то есть прежде всего при совершении юридически значимых действий физическими лицами. Для удостоверения действий, совершаемых от имени юридического лица, требуется более сложная электронная подпись.

Электронным эквивалентом подписи, удостоверенной печатью, является усиленная электронная подпись (ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Еще недавно она воспринималась исключительно как «флешка», выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Сегодня такая подпись может храниться и без USB-носителя, а, например, с помощью «облачных» технологий. Но независимо от вида электронного носителя такая подпись должна соответствовать требованиям закона (ч. 3, 4 ст. 6 Закона № 63-ФЗ), в том числе требованию о выдаче в удостоверяющем центре. Этот же центр выступает в качестве эксперта при возникновении спора о подлинности документа, подписанного электронной подписью.

Законом «О бухгалтерском учете» (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) первичный учетный документ экономического субъекта составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Следовательно, любая операция в деятельности хозяйствующего субъекта может быть оформлена электронным документом. ФНС России в письме (письмо ФНС России от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@) дала разъяснения о том, что действующим законодательством не установлены ограничения на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. Таким образом, документы в бумажной и электронной форме имеют одинаковую юридическую силу и значение, порождают в равной мере права и обязанности.

Формы электронного взаимодействия с уполномоченными органами

Рассмотренные выше основания равнозначности бумажных и надлежащим образом оформленных электронных документов учитываются в том числе и налоговыми инспекторами. Минфин России (письма Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1) подтверждает, что документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, свидетельствующим о расходах налогоплательщика, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не установлено требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Информационные технологии активно применяются как для получения сведений о деятельности судов на каждой из стадий судебного процесса, так и для представления документов в суд. Для представления документов, например, в арбитражные суды РФ лицу не требуется усиленная подпись. Достаточно зайти под логином и паролем и подтвердить, что загружаемые документы исходят от конкретной стороны разбирательства. Пока с точки зрения арбитражного судопроизводства оригиналами документов являются их бумажные версии. Если копии документов представлены в арбитражный суд в электронном виде, суд может потребовать представления оригиналов этих документов (ст. 75 АПК РФ). Однако если оригиналом документов является именно документ в электронной форме, то в судебное разбирательство представляется бумажная копия — распечатка этого документа с отметкой о проставлении в нем электронной подписи. Как было сказано выше, если возникают подозрения о том, что перед распечаткой документ был «подправлен», то в качестве эксперта привлекается тот удостоверяющий центр, в котором была выдана проставленная под документом электронная подпись.

Активно развивается не только институт подготовки и представления в электронной форме разного рода документов, но и двусторонний обмен ими. Так, например, ФНС России и ФССП России с 2014 года организовали электронный документооборот в соответствии с Планом совместных мероприятий по повышению эффективности взыскания задолженности по обязательным платежам. Кроме того, уполномоченными органами принимаются и обрабатываются обращения граждан онлайн.

Повсеместный переход органов государственной власти в различных сферах на безбумажный документооборот объясняется тем, что, помимо снижения затрат на изготовление и доставку бумажных копий документов, обмен надлежаще оформленными электронными документами значительно упрощает и ускоряет процессы оказания государственных услуг, представления отчетности, а также взаимодействия граждан, организаций и уполномоченных органов. Аналогичные преимущества в виде экономии денег, времени и усилий получает и хозяйствующий субъект, сотрудники которого освоили электронный документооборот.

Применение электронного документооборота для выбора контрагента

Широко распространено и законодательно закреплено в настоящее время применение электронного документооборота для выбора контрагентов в сфере закупок и продаж. Так, например, в рамках проведения процедур по реализации имущества должника организаторы обязаны проводить продажу в электронной форме. В связи с этим проведение процедуры в электронной форме подробно регламентируется законодательством о банкротстве. В частности, установлены (Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ) основы регулирования процедур в электронной форме, в том числе определение понятия электронной торговой площадки, основы статуса оператора электронной торговой площадки, необходимость использования электронной подписи в документообороте.

Кроме того, Министерство экономического развития РФ (приказ Минэкономразвития России от 15.02.2010 № 54) установило особенности проведения таких продаж в электронной форме, требования к электронным площадкам и порядок подтверждения соответствия участников торгов требованиям, установленным при проведении закрытых торгов, в том числе их соответствие и достаточные полномочия для подписания электронных документов аналогом собственноручной подписи.

Допускается обмен электронными документами между госзаказчиками и потенциальными поставщиками в рамках закупочных процедур, а также устанавливается необходимость использования усиленной электронной подписи (ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ). Открытые аукционы в рамках контрактной системы прямо предписано проводить исключительно в электронной форме, и в самое ближайшее время планируется расширение электронных способов госзакупок.

Не дожидаясь этих новелл, многие коммерческие заказчики уже не первый год проводят в электронной форме не только аукционы, но и конкурсы, и запросы котировок, и запросы предложений. Проведение закупок и особенности обмена электронными документами в сфере коммерческих закупок действующим законодательством не урегулированы, поэтому при проведении закупочных процедур заказчики вправе руководствоваться либо собственным локальным актом о закупочной деятельности, либо действующими инструкциями и регламентами оператора электронной торговой площадки, на которой обмен электронными документами происходит. Обязательное использование электронной торговой площадки при проведении закупки в электронной форме сложилось как требование правоприменителей, сформулированное на основании совместного толкования действующего закупочного законодательства и законодательства об электронном документообороте.

По общему правилу при организации и участии в закупках или продажах на электронной площадке хозяйствующие субъекты подписывают документы усиленной квалифицированной подписью, поскольку работа с электронными документами, равными по правовому статусу собственноручно подписанным в рамках электронных процедур, является не просто совершением разового акта, а специфическим комплексом действий, связанных с выбором контрагента.

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»