28 Октября 2015 Расходы на доставку сотрудников к месту работы

| 29.10.2015

В качестве
бонуса некоторые компании предусматривают в трудовом или коллективном
договоре доставку сотрудников к месту работы и обратно. Рассмотрим риски
признания расходов на доставку сотрудников при расчете налога на
прибыль, нюансы начисления НДС и бухгалтерского учета.

Компании
по своей инициативе могут организовать доставку сотрудников к месту
работы и обратно. Хотя в случае вахтового метода работы доставка
сотрудников предусмотрена Трудовым кодексом (ст. 301 ТК РФ). Чаще всего речь идет о промышленной зоне города, расположенной вне маршрутов следования общественного транспорта.

Для
доставки сотрудников либо используют собственный транспорт предприятия,
либо заключают договоры с транспортными компаниями. Чаще всего по
указанным договорам оплату производят за единицу предоставляемого
транспортного средства, а не за количество перевезенных работников.
Кстати, в некоторых отраслевых соглашениях прописана обязательность
доставки сотрудников на работу и обратно.

Доставка сотрудников как расход

При
расчете налога на прибыль не учитывают расходы на оплату проезда к
месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными
маршрутами, ведомственным транспортом. Расходы на доставку сотрудников к
месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в случаях,
когда такие расходы (п. 26 ст. 270 НК РФ):

  • обусловлены технологическими особенностями производства;
  • предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.
  • По
    мнению Минфина России, фирма вправе отнести к налоговым расходам
    затраты, связанные с перевозкой работников, при выполнении обоих этих
    условий (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 № 03-03-06/1/777, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435). А по мнению автора, указанная норма статьи 270
    Налогового кодекса предусматривает альтернативность (вариантность)
    условий, при которых допускают учет расходов на доставку. Данный вывод
    подтверждают и судьи (пост. ФАС ПО от 30.05.2008 № А65-16782/07). При
    этом стоит помнить о том, что все расходы должны быть экономически
    обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Фирмам
    удавалось в судах отстоять правомерность признания при расчете налога
    на прибыль расходов на доставку сотрудников, даже если это не прописано в
    коллективных договорах (пост. ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09
    (определением ВАС РФ от 23.10.2009 № ВАС-13115/09 в передаче дела в
    Президиум ВАС РФ отказано), ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008).

    Кстати, в одном из своих разъяснений Минфин России (письмо
    УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976) решил, что все
    произведенные затраты по оплате проезда к месту работы и обратно
    учитывают в составе расходов при условии ведения в отношении каждого
    сотрудника персонифицированного учета.

    Расходы на доставку работников связаны с технологическими особенностями производства?

    В
    законодательстве не прописано, что следует понимать под технологической
    особенностью производства. Исходя из разъяснений чиновников,
    достаточным будет выполнение одного из следующих условий:

    • производственная и офисная территория расположена вне маршрутов следования общественного транспорта (письмо Минфина России от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18);
    • недостаточность рейсов общественного транспорта (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198);
    • время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).

    В
    общем, это все те случаи, когда сотрудники компании не имеют нормальной
    возможности добраться до места работы. К технологическим особенностям
    производства относят и многосменный режим работы предприятий, в этом
    случае транспортом развозят работников ночных смен.

    Документооборот по расходам на доставку сотрудников

    Для того чтобы признать расходы на доставку сотрудников в учете, данные затраты должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252
    НК РФ). Такими документами могут быть: правила внутреннего трудового
    распорядка, документы, подтверждающие фактический адрес компании,
    справки местных автопредприятий о наличии маршрутов в конкретном районе,
    договоры перевозки и т.д.

    Как правило, все нюансы определения
    производственной необходимости, а также время и организация доставки
    работников оговаривают в соглашениях и коллективных (трудовых)
    договорах.

    Доставка к месту работы на такси

    Налоговики считают (письмо
    УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976), что оплату
    проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не следует
    включать в состав расходов, вне зависимости от наличия такого
    обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре.
    Чиновники объясняют (письмо УФНС России по г. Москве от 27.01.2006 № 20-12/5434) это тем, что в Налоговом кодексе речь идет только о транспорте общего пользования, специальных маршрутах и ведомственном транспорте.

    С
    данной точкой зрения можно поспорить. Ведь если указанные затраты
    продиктованы производственной необходимостью, документально подтверждены
    и включены в трудовой или коллективный договор, то этого уже достаточно
    для включения стоимости поездки в расходы, и судьи поддерживают эту
    позицию (пост. ФАС МО от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09).

    Учет НДС по услугам доставки работников

    Стоимость
    доставки, произведенной транспортом предприятия либо арендованными
    автомобилями, НДС не облагают. Дело в том, что объектом налогообложения
    признают оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не
    принимают к вычету (в т.ч. через амортизационные отчисления) при
    исчислении налога на прибыль организаций (подп. 2 п. 1 ст. 146
    НК РФ). А доставка сотрудников до места работы и обратно не будет
    являться оказанием услуг работникам, поскольку обусловлена
    производственной необходимостью, технологическими особенностями и т.д.

    В
    случае оказания транспортных услуг по перевозке работников сторонней
    фирмой указанные услуги предоставляются самой компании-работодателю. Так
    что и в этом случае в отношениях компания — сотрудник объект обложения
    НДС отсутствует (п. 1 ст. 146 НК РФ; пост. ФАС ВВО от 29.10.2007 № А29-1926/2007).

    Учет страховых взносов

    Есть
    точка зрения, что раз доставка сотрудников до работы и обратно прямо не
    прописана в составе сумм, не подлежащих обложению налогом на прибыль,
    то стоимость проезда необходимо облагать страховыми взносами (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ), ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ)).

    По
    мнению автора, если доставка сотрудников на работу и обратно вызвана
    производственной необходимостью, то страховые взносы на стоимость
    поездки начислять не нужно (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1
    Закона № 125-ФЗ). Ведь данные расходы не являются выплатами в пользу
    конкретных лиц, а связаны с производственной необходимостью в целях
    обеспечения работникам надлежащих условий труда. Такие выплаты не
    зависят от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества,
    условий выполнения работы, не являются стимулирующей или компенсирующей
    выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда (определение ВАС РФ от 05.07.2013 № ВАС-8283/13).

    Если
    доставку сотрудников обеспечивает сторонняя фирма, то говорить о
    начислении страховых взносов и вовсе не приходится. Транспортные услуги
    оказываются самой компании (пост. ФАС ЦО от 03.09.2012 № Ф10-2647/12
    (определением ВАС РФ от 22.11.2012 № ВАС-15286/12 в передаче дела в
    Президиум ВАС РФ отказано)).

    По мнению автора, даже если причина
    доставки работников не связана с производственной необходимостью (т.е.
    сотрудники имеют возможность добираться до работы самостоятельно), то
    страховые взносы на стоимость доставки также не начисляют. Дело в том,
    что указанные выплаты в натуральной форме невозможно персонифицировать,
    то есть определить объект обложения страховыми взносами в отношении
    каждого из работников (определение
    ВАС РФ от 10.01.2013 № ВАС-17525/12). В данном случае табелей учета
    рабочего времени явно недостаточно. Ведь факт присутствия сотрудника на
    рабочем месте не свидетельствует, что он действительно воспользовался
    транспортом предприятия. Отметим, что указанная позиция может не
    понравиться налоговикам и привести компанию в суд.

    НДФЛ с доставки сотрудника к месту работы

    Если
    сотрудники компании не имеют иной возможности добраться до места работы
    и обратно, как транспортом компании, то предоставление такой бесплатной
    доставки не может рассматриваться для целей НДФЛ как оплата услуг,
    предназначенных для работников (письмо
    Минфина России от 04.12.2006 № 03-03-05/21). Когда доставка является
    обоснованной, то организация проезда не приводит к возникновению у
    работников экономической выгоды (дохода). А значит, и стоимость такого
    проезда не является объектом обложения НДФЛ (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/809, от 01.06.2006 № 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435).

    По мнению Минфина России (письмо
    УФНС России по г. Москве от 16.11.2007 № 28-11/109498), услуги
    работодателя по доставке инвалидов на работу и обратно могут быть
    отнесены к системе реабилитации инвалидов. Следовательно, суммы расходов
    работодателя на такие услуги, оказываемые своим работникам, не имеющим
    возможности самостоятельно добираться на работу и обратно, не подлежат
    обложению НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ).

    В
    свою очередь, оплата проезда работников при условии, что они имеют
    возможность добираться до места работы самостоятельно, подлежит
    обложению НДФЛ (письмо
    Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6715). Минфин России считает,
    что доход каждого работника можно рассчитать на основе общей стоимости
    проезда и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных
    документов (письмо
    Минфина России от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). По мнению автора,
    сделать это не так просто. Как правило, доставка производится
    обезличенно, то есть безотносительно к каждому конкретному сотруднику. А
    значит, установить стоимость поездок на каждого работника
    затруднительно.

    Бухгалтерский учет расходов на доставку работников

    В
    бухгалтерском учете затраты на доставку сотрудников до работы и обратно
    являются расходами по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом
    Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Отражают их по дебету счетов учета
    затрат (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета,
    утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) в зависимости от особенностей производства (счета 23, 25, 26, 44 и т.д.).

    Если
    сотрудников фирма доставляет на работу собственным транспортом, то
    затраты отражают в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 69
    «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с
    персоналом по оплате труда» и т.д.

    Если доставка работников
    осуществляется сторонней организацией, то в учете производится запись по
    счетам учета затрат в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с
    поставщиками и подрядчиками».

    ПРИМЕР
    Фирма
    доставляет сотрудников на работу и с работы в связи с тем, что
    производственная территория расположена за городом вне маршрутов
    следования общественного транспорта. Доставка работников прописана в
    коллективном договоре и проводится сторонней транспортной компанией.
    Стоимость транспортных услуг за август составила 59 000 руб. (в т.ч. НДС
    — 9000 руб.).

    В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:

    ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
    — 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг;

    ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
    — 9000 руб. — сумма предъявленного НДС;

    ДЕБЕТ 68 субсчет «НДС» КРЕДИТ 19
    — 9000 руб. — НДС принят к вычету;

    ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость продаж» КРЕДИТ 26
    — 50 000 руб. — стоимость оказанных услуг отнесена на себестоимость продаж.

    Обязательно ли соблюдение двух условий?
    Налоговый кодекс
    устанавливает, что затраты на доставку сотрудников к месту работы и
    обратно могут быть включены в состав расходов в следующих случаях:
    1) в силу технологических особенностей производства;
    2) когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми или коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).
    Конструкция
    данного пункта допускает неоднозначные толкования. При его практическом
    применении часто возникает вопрос, всегда ли необходимо соблюдать эти
    два правила одновременно или достаточно наличия одного из оснований.
    Здесь
    необходимо отметить, что ни у судов, ни у чиновников нет четкого и
    однозначного ответа на этот вопрос, однако некоторые общие тенденции
    прослеживаются.
    Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на
    доставку работников при одновременном соблюдении двух условий является
    совершенно безрисковым и бесспорным вариантом как с точки зрения
    контролирующих органов, так и с точки зрения судов (письма Минфина России от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49, от 04.12.2006 № 03-03-05/21, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435, от 02.08.2005 № 03-03-02/43).
    Включение
    в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при
    соблюдении только второго условия также поддерживается на сегодняшний
    день официальной позицией Минфина России и судебными органами (письмо
    Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198; пост. ФАС ЗСО от
    15.03.2013 № А27-11302/2012, ФАС ПО от 30.05.2008 № А65-16782/07).
    Включение
    в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при
    соблюдении только первого условия, скорее всего, придется отстаивать в
    суде, так как это не отвечает официальной позиции налоговиков. Однако у
    предприятия есть хорошие шансы этот спор выиграть (пост. ФАС ДВО от
    20.05.2011 № Ф03-2085/2011, ФАС ЗСО от 24.06.2009 №
    Ф04-3764/2009(9413-А27-40), ФАС УО от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2, ФАС МО
    от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09 по делу № А40-17745/08-80-41, ФАС ПО от
    13.03.2008 № А55-8279/07).

    Ольга Ястребкова, ведущий юрисконсульт компании «Кузьминых, Евсеев и партнеры»

    Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

    Материалы по теме

    Освобождение от обязанностей плательщика НДС применяется и при нарушении срока уведомления

    Учет основных средств

    Суммы оплаты питания в однодневной поездке нельзя учесть как расходы на командировки

    Восстановление НДС лизингополучателем при переходе на УСН

    НДС при реализации товаров