3 Сентября 2015 Однодневные командировки. Учет и налогообложение

| 05.09.2015

Сотрудники часто выезжают в командировки в города области на один день. Как это оформить, учесть?

Норма
закона

 

Ст. 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

    – расходы по проезду;
    – расходы по найму жилого помещения;
   

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

   

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Самостоя-тельно  

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Положение  

Согласно п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В обособлен-
ное подраз-деление
 

Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Аванс  

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Возмещение расходов  

Работникам возмещаются расходы по проезду и
найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с
проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные
расходы, произведенные работником с разрешения руководителя
организации.

   

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ.

Суточные  

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Суточные приодно-дневных команди-
ровках
 

В соответствии с п. 11 Положения при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения
работника из места командирования к месту постоянного жительства в
каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом
дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера
выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий
для отдыха.

   

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом.

!  

Таким образом, выплаты, связанные с командировкой, производимые работникам при однодневных командировках, суточными не являются.

Арбитраж  

Арбитражные суды, основываясь на позиции Президиума ВАС РФ (постановление от 11.09.2012 г. № 4357/12), указывают, что денежные средствасуточные»), выплаченные обществом своим работникам при направлении их в служебные поездки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Компенсация  

Суды приходят к выводу о том, что спорные выплаты при однодневных командировках представляют собой компенсацию.

   

Исходя из того, что работники направлялись в командировку в интересах работодателя, вернулись из командировки за пределами предусмотренного восьмичасового рабочего дня
(что требует дополнительных расходов), а также учитывая, что
обязанность организаций по выплате расходов своим работникам за время
нахождения в служебной командировке установлена ТК РФ, выплаченная сумма по своей направленности и экономическому содержанию является компенсационной выплатой по возмещению расходов работников,
связанных со служебной командировкой, вызванных необходимостью
выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, что связано со
значительными временными и материальными затратами по сравнению с
обычным исполнением ими трудовых обязанностей.

Возмещение иных
расходов
 

Согласно п. 24 Положения возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Налог
на прибыль

 

Таким образом, считает Минфин РФ, налогоплательщик имеет право учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов,
связанных с производством и реализацией, при их документальном
подтверждении (письма Минфина РФ от 16.07.2015 г. № 03-03-07/40892, от
26.05.2015 г. № 03-03-06/30062).

НДФЛ  

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды
установленных законодательством РФ, законодательными актами
субъектов РФ, решениями представительных органов местного
самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм,
установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в
частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

   

Положениями указанной статьи предусмотрено, что при
оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как
внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

   

То есть в соответствии со ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, признаются доходами, которые в силу п. 3 данной статьи не подлежат налогообложению.

   

В отношении компенсационных выплат, связанных с возмещением командировочных расходов, следует иметь в виду, что согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ указанные выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных
и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места
назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления,
назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого
помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного
заграничного паспорта, получению виз, а также расходов, связанных с
обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную
валюту.

   

То есть, считает Минфин, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ только суточные не требуют документального подтверждения их использования.

Докумен-тальное под-
тверждение
 

 

В отношении выплат, компенсирующих все остальные
расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их
освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов.

Освобож-
дение

 

Таким образом, если денежные средства,
выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не
являются суточными, а относятся
в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.

   

При отсутствии документального подтверждения осуществления
вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам
при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с
постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 г. № 4357/12
освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в
командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении в заграничной
командировке (письма Минфина РФ от 26.05.2015 г. № 03-03-06/30062, от
01.03.2013 г. № 03-04-07/6189).

Страховые взносы  

В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых
взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального
страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного
медицинского страхования»
объектом обложения страховыми взносами для
плательщиков страховых взносов — организаций признаются, в частности,
выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических
лиц в рамках трудовых отношений.

   

Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций, перечислены в ст. 9 Закона № 212-ФЗ, и их перечень является исчерпывающим.

   

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ, не подлежат обложению страховыми взносами,
в частности, суточные, а также фактически произведенные и
документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места
назначения и обратно и другие, перечисленные в названной части,
расходы на командировки работников.

Позиция чиновников  

Таким образом, поскольку выплаты, связанные с командировкой, производимые работникам при однодневных командировках, суточными не являются, то оснований применять в отношении таких выплат ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, в части их освобождения от обложения страховыми взносами, не имеется (письмо Минтруда РФ от 01.04.2015 г. № 17-3/В-156).

   

Чиновники считают, что данные выплаты должны
учитываться для целей обложения страховыми взносами в государственные
внебюджетные фонды исходя из их направленности и правового статуса.

Если это возмещение
 
Не облага-
ются
 

В случае если данные выплаты признаются возмещением документально подтвержденных расходов, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, то такие выплаты не облагаются страховыми взносами
на основании п.п. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ,
устанавливающего, что не подлежат обложению страховыми взносами все
виды установленных законодательством РФ, законодательными актами
субъектов РФ, решениями представительных органов местного
самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в
соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с
выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

   

Порядок возмещения иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя при направлении в однодневную командировку,
в том числе перечень документов, подтверждающих расходы
командированного работника, и требования (форма, сведения, иное) к
этим документам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Чем под-
твердить
 

При этом в качестве таких документов могут быть предусмотрены,
например, чеки, квитанции и счета о предоставлении услуг и работ, не
содержащие информацию о получателе услуги (работы).

Без под-
тверждения

 

При отсутствии документального подтверждения
целевого использования производимых работникам при однодневных
командировках выплат, связанных с командировкой, теряется их
непосредственно компенсационный характер и, соответственно, данные суммы подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

По аналогии

 

Аналогичный подход следует применять и в отношении обложения тех или иных выплат страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Источник: Журнал «АМБ-Экспресс»

Материалы по теме

Стоимость покупных товаров в налоговом учете определяется по правилам бухучета

Микропредприятия могут обойтись без проводок

Резервы при УСН

Компенсация за задержку зарплаты: бухучет и налогообложение

Изменения в регистрах бухгалтерского учета